Der REFA – Verband für Arbeitsgestaltung und Betriebsorganisation e. V. ist Deutschlands älteste Organisation für Arbeitsgestaltung, Betriebsorganisation und Unternehmensentwicklung.

REFA entwickelt Methoden zur betrieblichen Datenermittlung und zum Management, stimmt diese mit den Tarifparteien ab und überführt sie in eine verbandseigene Lehre. Ziel des REFA ist es, in allen Bereichen von Industrie, Verwaltung und Dienstleistungen gleichwertig die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens zu steigern und die menschlichen Arbeitsbedingungen zu verbessern.

 

Instrument ist die REFA-Methodenlehre, die Methoden und Instrumente zur Verfügung stellt, mit der sich Abläufe (Prozesse) branchenunabhängig gestalten, messen, kontrollieren und bewerten lassen – so können Fehler vermieden und Prozesse optimiert werden. Dadurch steigt auch die Qualität der Arbeitsergebnisse.

Viele Inhalte der REFA-Lehre drehen sich um die Standardisierung von Abläufen. Sind Arbeitsschritte und -methoden unklar definiert, beginnen Mitarbeiter oft zu improvisieren. Dadurch kommt es meist zu unerwünschten Handlungen, Fehlern sowie unnötigen Verzögerungen. Durch das Festsetzen von Standards und klaren Vorgaben ergibt sich ein stabiler, planbarer Prozess.

Ein wichtiger REFA-Grundsatz besteht darin, möglichst kurze Arbeitswege anzustreben. Er bezieht sich einerseits auf die Gestaltung der Fabrik, andererseits auch auf die Einrichtung jedes einzelnen Arbeitsplatzes.

Um eine wirkungsvolle Verbesserung der Arbeitsabläufe zu erhalten, muss zunächst eine Analyse der Gesamtzusammenhänge erfolgen.

Die Tätigkeitsanalyse ist ein REFA-Instrument, mit dem mögliche Schwachstellen in der Ausführung einer Aufgabe ermittelt werden können. Damit können z. B.

  • dokumentierte Tätigkeiten in geplante und ungeplante aufgeteilt,
  • alle geplanten Tätigkeiten gemäß Tätigkeitsprofil erfasst,
  • die verfügbaren Kapazitäten pro Mitarbeiter berechnet,
  • Arbeitsberichte ausgewertet,
  • die Art und Aufteilung der Arbeitsplätze festgehalten,
  • Auffälligkeiten und deren Ursache ermittelt,
  • neue Soll-Vorgaben festgesetzt oder
  • Fehler und Zeitfresser beseitigt

werden.

Die REFA-Lehre unterscheidet zwischen sieben verschiedenen Arten der Verschwendung. In jedem Unternehmen gibt es zahlreiche Beispiele für die verschiedenen Arten der Verschwendung, deren Gewichtung immer unterschiedlich ausfällt.

Aber nur wer die Verschwendungsarten kennt, kann diese in den einzelnen Prozessen erkennen sowie für deren Eliminierung bzw. Reduzierung sorgen.

Eine einfache aber wirkungsvolle Eselsbrücke, sich diese sieben Arten der Verschwendung zu merken, ist der Begriff TIMWOOD:

T           =        Transport               = Fehler in Transport/Logistik

I            =        Inventory                = Falsche Bestände

M          =        Motion                    = Bewegung

W          =        Waiting                   = Warten/Wartezeiten

O          =        Over-production      = Überproduktion

O          =        Over-engineering    = Falsche Technologie/Prozesse

D          =        Defects                    = Ausschuss/Nacharbeit

Die sieben Verschwendungsarten sind i. d. R. stark voneinander abhängig, d. h., eine Verschwendungsart kann eine andere Verschwendungsart verursachen. Zur Verdeutlichung: Eine Überproduktion führt zu erhöhten Beständen, die wiederum mit Mehraufwendungen für Transporte einhergehen können.

Nachfolgend soll daher näher auf die o. g. einzelnen Verschwendungsarten sowie deren Abhängigkeit voneinander eingegangen werden.

Fehler in Transport/Logistik

Zu diesen Fehlern zählen u. a. lange Transportstecken in zu hoher Frequenz, überflüssige Ein- und Auslagerungen sowie umständliche Kommissionierungsvorgänge.

Beschreibung:

Der Transport von Gegenständen ist eine nicht wertschöpfende Tätigkeit. Transportiert werden z. B. Rohmaterial, Werkstücke, Fertigprodukte, Werkzeuge oder Betriebsmittel. Der Transport gehört zu der notwendigen Verschwendung, da Materialien bei jedem Fertigungsprozess durch die Produktion transportiert werden müssen. Daher gilt es, die Verschwendung durch Transporte bestmöglich zu reduzieren.

Mögliche Ursachen:

Eine unzureichende Gestaltung des Arbeitsplatzes kann zur Folge haben, dass benötigte Werkzeuge nicht vor Ort zur Verfügung stehen, sondern bei Bedarf erst geholt werden müssen. Ein werkstattorientiertes Produktionslayout, bei dem die einzelnen Wertschöpfungsschritte sehr weit voneinander entfernt sind, erhöht den Bedarf an innerbetrieblichen Transporten, um die Werkstücke von einer Bearbeitungsstation zur nächsten zu bringen.

Auswirkungen:

Mitarbeiter müssen häufig ihre Arbeit am Produkt unterbrechen, weil Dinge fehlen, die sie dringend zum Weiterarbeiten benötigen, diese aber noch nicht an den Arbeitsplatz transportiert wurden. Durch den fehlenden Materialfluss entsteht eine andere Verschwendungsart: das Warten. Zudem werden furch den Transport selbst Ressourcen für nicht wertschöpfende Tätigkeiten gebunden, die anderweitig für die Wertschöpfung eingesetzt werden könnten.

Falsche Bestände:

Hierunter versteht man ein falsches Verhältnis von Rohstoffen, Zukaufteilen, Halbfertig- und Fertigware. Fehlende Materialien verursachen Wartezeiten, während eine zu große Materialmenge Staus hervorruft.

Beschreibung:

Bestände finden sich am Anfang der Wertschöpfungskette in Form von Rohmaterialen, innerhalb der Wertschöpfungskette als Umlaufbestand (work in process – WIP) und am Ende der Wertschöpfungskette als Fertigprodukte.

Mögliche Ursachen:

Falsche Bestände verdecken meist Unzulänglichkeiten, die i. d. R. an anderen Stellen entstehen. Nachfolgend einige Beispiele:

  • hohe Rohmaterialbestände, um die unzureichende Liefertreue von Lieferanten auszugleichen
  • hohe Zwischenbestände von Baugruppen, um eine zu hohe Ausschussquote zu kompensieren
  • hohe Zwischenbestände aufgrund fehlendes Flusses in der Fertigung (Losgrößenfertigung)
  • hohe Zwischenbestände wegen langer Rüstzeiten
  • hohe Pufferbestände, um Maschinenausfälle zu kompensieren
  • hohe Fertigwarenbestände, um schnelle Lieferung trotz langer Durchlaufzeiten zu gewährleisten
  • hohe Fertigwarenbestände, um Schwankungen auf dem Absatzmarkt auszugleichen
  • hohe Bestände aufgrund schlechter Planung und falschem Forecast

Auswirkungen:

Falsche Bestände verbergen die eigentlichen Probleme in der Wertschöpfungskette. So werden Prozessunzulänglichkeiten oft durch das Heraufsetzen entsprechender Sicherheitsbestände umgangen. Dies ist zwar eine schnelle, einfach durchzuführende Maßnahme, die allerdings verhindert, dass sich die Prozessbeteiligten mit den eigentlichen Problemen innerhalb des Prozesses auseinandersetzen. Hohe Bestände verursachen zudem Kapitalbindungskosten und ein erhöhtes Risiko bezüglich der Wertminderung durch Veralterung.

Bewegung

Zu viele Bewegungen bedeutet, dass an den einzelnen Arbeitsplätzen und auch oft auch zwischen diesen, vieles sinnlos hin und her bewegt wird.

Beschreibung:

Unnötige Bewegung senkt die Produktivität. Hierzu zählen ebenso Bewegung in eher kleinen Maßstäben wie z. B. das Reichen von Werkzeugen oder das Hinlangen zu unnötig weit entfernt angeordneten Komponenten als auch Bewegung in großen Maßstäben wie der Gang zur zentralen Werkzeugausgabe, um ein Ersatzwerkzeug zu holen.

Mögliche Ursachen:

Der Grund für unnötige Bewegung liegt oft in einer ungünstigen oder fehlenden Arbeitsplatzergonomie. Diese schränkt nicht nur die Effizienz des Mitarbeiters ein, sondern führt auch in vielen Fällen zu Arbeitsunfällen oder schlechter Qualität. Um die Arbeitsplatzergonomie zu verbessern, müssen die Arbeitsabläufe genau analysiert werden. Dadurch können anschließend optimale Bedingungen für den Arbeitsablauf geschaffen werden. Erhebliche Verbesserungen können z. B. erzielt werden durch

  • die richtige Anordnung der Komponenten und Betriebsmittel auf dem Montagetisch,
  • die vollständigen Verfügbarkeit aller benötigten Materialien und Werkzeuge oder
  • die richtigen Umgebungsbedingungen wie z. B. Beleuchtung und Tischhöhe.

Auswirkungen:

Unnötige Bewegung im größeren Maßstab äußert sich oft dadurch, dass der Mitarbeiter regelmäßig innerhalb des Arbeitsbereichs umherläuft oder sogar den eigenen Arbeitsbereich verlässt, um z. B. fehlende Dinge aus anderen Bereichen zu beschaffen. Bei solchen Suchaktionen legt der Mitarbeiter vielfach erhebliche Strecken zurück, währenddessen er natürlich nicht wertschöpfend tätig sein kann. Mit zwei naheliegenden Maßnahmen lassen sich die Arbeitswege bereits deutlich verkürzen:

  • Was mehrmals am Tag benötigt wird, kommt in unmittelbar greifbare Nähe.
  • Seltener benutzte Gegenstände können auch in Regalen oder Schubladen verstaut oder weiter weg gelagert werden.

Warten/Wartezeiten

Durch schlecht abgestimmte Produktionsschritte entstehen überflüssige Wartezeiten. Typische Ursachen sind z. B. fehlende Materialien, Ressourcen, Maschinenkapazität oder auch Bedienfehler.

Beschreibung:

Warten ist ein Zeitraum, während dessen keine Aktivität stattfindet. Der Mitarbeiter ist aus irgendwelchen Gründen gezwungen zu warten und kann daher keine Wertschöpfung am Produkt vollziehen. Auch die Liegezeit von abgearbeiteten Produkten kann als eine Art des Wartens betrachtet werden. Dabei wartet das Produkt – im übertragenen Sinne – darauf, dass es weiter bearbeitet wird. Ein Großteil der Durchlaufzeit für die Herstellung eines Produktes, findet seine Ursache in Warte- und Liegezeiten.

Mögliche Ursachen:

Wartezeiten entstehen, wenn Mitarbeiter z. B. auf Materialnachschub oder auf das Ende eines Bearbeitungszyklus einer Maschine warten müssen. Wartezeiten können aber auch aufgrund einer fehlenden oder unzureichenden Austaktung von verschiedenen Prozessschritten einer Wertschöpfungskette auftreten. In solchen Fällen ist der Vorgängerprozessschritt noch nicht beendet und der nachfolgende Prozessschritt kann deshalb noch nicht gestartet werden.

Liegezeiten entstehen in einer werkstattorientierten Produktion immer dann, wenn die Maschinen und Montageplätze nach dem sogenannten Trichterprinzip geplant werden. In diesem Modell darf der Trichter niemals leer laufen und wird daher immer wieder neu befüllt und der Füllungsgrad regelmäßig kontrolliert. Diese Betrachtungsweise verhindert zwar einen Stillstand teurer Maschinen, verhindert aber auch gleichzeitig einen kontinuierlichen Materialfluss der Produkte durch die Wertschöpfungskette, was eine unnötig lange Durchlaufzeit zur Folge hat.

Auch jedes Fertigungslos mit einer Losgröße > 1 verursacht unnötige Liegezeiten. Grund: das letzte Teil des Loses kann erst dann bearbeitet werden, nachdem alle anderen Teile des Loses zuvor bearbeitet worden sind.

Mögliche Auswirkungen:

Die schwerwiegendste Auswirkung ist der negative Effekt auf die Durchlaufzeit für die Herstellung der Produkte. Wartezeiten haben aber auch einen erheblichen Einfluss auf die Motivation der Mitarbeiter. Denn Mitarbeiter, die stundenlang einer Maschine bei der Arbeit zuschauen müssen und deren Einsatz während dieser Zeit kaum gefordert wird, werden auf Dauer unzufrieden.

Überproduktion:

Hohe Bestände von Komponenten, Baugruppen und Fertigprodukten. Überproduktion ist immer dann vorhanden, wenn mehr produziert wird, als der Kunde bereit ist aktuell abzunehmen.

Beschreibung:

Überproduktion generiert Lagerbestände, die gerade keiner benötigt. Bei der Überproduktion wird zwar Wertschöpfung betrieben, es ist aber nicht sicher, ob jemals die erzeugten Werte den Weg zum Kunden finden und damit umsatzwirksam werden.

Mögliche Ursachen:

Die Ursache liegt oft in der Anwendung der sog. „optimalen Losgröße“, d. h. die Ermittlung des Optimums zwischen Rüstkosten und Bestandskosten. Hier spielt es keine Rolle, ob für die errechnete Stückzahl auch tatsächlich ein konkreter Kundenbedarf vorhanden ist. Auch das Messen der Produktion anhand von Auslastungskennzahlen kann dazu führen, dass Fertigungsaufträge ausgelöst werden, für die kein konkreter Kundenbedarf ansteht, denn investitionsintensive Maschinen und Anlagen sollen möglichst nicht unproduktiv sein.

Auswirkungen:

Es existieren hohe Bestände von Komponenten, Baugruppen und Fertigprodukten. Bestände sind per Definition Verschwendung. Überproduktion führt aber auch zu langen Durchlaufzeiten und damit zu langen Lieferzeiten für den Kunden, da Ressourcen gebunden werden, die für die Fertigung tatsächlicher Kundenbedarfe eingesetzt werden könnten. Durch falsche Annahmen und Berechnungen produziert ein Betrieb über den Bedarf hinaus. Die überzähligen Erzeugnisse werden teilweise zwischengelagert. Diese Zwischenlagerung verursacht Kosten. Meistens entsteht Ausschuss, der zeitaufwändig und teuer entsorgt werden muss. Überproduktion verursacht Bestände, die regelmäßig bewegt werden müssen.

Falsche Prozesse/Technologie

Hochkomplexe Prozesse mit großem Fehlerpotenzial, Redundanzen sowie schlechte Abstimmung unter den Mitarbeitern.

Beschreibung:

Von falschen Prozessen/Technologien spricht man, wenn Prozesse oder Fertigungsverfahren ohne Notwendigkeit für das Endprodukt unnötig komplex ausfallen, z. B.

  • Herstellen einer für das Endprodukt unnötig hohen Oberflächengüte
  • Aufwändige Kontrollmessungen von Abmessungen, die für die eigentliche Funktion des Bauteils irrelevant sind
  • Mehrstufige Genehmigungsverfahren über mehrere Hierarchieebenen bei Einkäufen von Waren geringen Wertes

Mögliche Ursachen:

  • Die Maschine ist technisch in der Lage, diese hohe Oberflächengüte herzustellen, also wird sie auch produziert.
  • Unzureichende Kenntnisse der Qualitätssicherung bezüglich des Einsatzfalles des Bauteils oder fehlende Markierung der Prüfmaße auf der Fertigungszeichnung.
  • Gelebte Bürokratie oder Verteidigung der Existenzberechtigung der verschiedenen Hierarchieebenen.

Auswirkungen:

Typische Merkmale für diese Art der Verschwendung sind hochkomplexe Prozesse mit großem Fehlerpotenzial, Redundanzen sowie schlechte Abstimmung unter den Mitarbeitern. Oft sind auch die Arbeitssysteme im Auftragsdurchlauf ungünstig.

Ausschuss/Nacharbeit

Zeitaufwand entsteht, um alles auszumerzen und den Produktionsprozess wieder „in die Spur“ zu bekommen.

Beschreibung:

Aufgrund mangelnder Qualität werden Ausschuss oder Nacharbeit generell der Verschwendung zugeordnet. Die Wertschöpfung ist bereits teilweise oder sogar komplett vollzogen, wenn das Produkt durch Prüfung, z. B. während einer Endprüfung am Schluss der Wertschöpfungskette, als fehlerhaft identifiziert wird. Die bereits geleistete Wertschöpfung ist zumindest teilweise (Nacharbeit) oder sogar komplett verschwendet (Ausschuss) und muss noch einmal geleistet werden.

Mögliche Ursachen:

  • schlecht gewartete Maschinen, die fehlerhafte Teile produzieren
  • unzureichend geschulte Mitarbeiter
  • Lieferung defekter Komponenten durch Unterlieferanten
  • unkalibrierte Messmittel

Auswirkungen:

Ausschuss und Nacharbeit führen zu einer Verzögerung des Liefertermins zum Kunden und zwar nicht nur für die gerade hergestellten Produkte sondern auch für nachfolgende Produktionsaufträge. Damit erhöhen sich die Herstellkosten eines Produktes, was bei anhaltend schlechter Qualität sogar zur Produktionseinstellung aufgrund fehlender Marge führen kann. Die klassische Losgrößenfertigung i. V. m. einem werkstattorientiertem Produktionslayout verschlimmern die Auswirkungen unzureichender Qualität zusätzlich. Da sehr oft bei systematischen Fehlern nicht nur ein einzelnes Teil, sondern das komplette Fertigungslos betroffen ist. Fällt dies erst bei der Endprüfung auf, ist der wirtschaftliche Schaden umso größer.