Interne Audits sollten so geplant werden, dass jedes Element des Qualitätsmanagementsystems mindestens einmal jährlich überprüft wird. Darum ist es besonders wichtig schon jetzt mit der Planung für das nächste Jahr zu starten. Auch die ISO 9001:2015 fordert in Kap. 9.2 internen Audits in geplanten Abständen durchzuführen. Hierbei sollen Informationen darüber gewonnen werden, ob das QM weiterhin die Anforderungen der Organisation sowie der ISO 9001 erfüllt und ob das QMS wirksam aufrechterhalten und durchgeführt wird.

 

Forderung ISO 9001

Für die Planung von internen Audits fordert die ISO 9001:

  • ein oder mehrere Auditprogramme zu planen und durchzuführen
  • geeignete Auditoren auszuwählen
  • Auditkriterien und Umfang festzulegen
  • Ergebnisse der obersten Leitung zu berichten
  • Maßnahmen aus dem Audit durchzuführen
  • das komplette Audit zu dokumentieren und die Dokumentation aufzubewahren

Zudem verweist die ISO 9001:2018 als Orientierungshilfe auf die ISO 19011.

Planung eines Auditprogramms

Für die Planung des Audits sollte, wie auch in der ISO 9001 gefordert, ein Auditprogramm aufgestellt werden. In diesem werden die Audits für einen festgelegten Zeitraum z: B. ein Jahr geplant. Das Auditprogramm muss dabei den gesamten Anwendungsbereich und alle relevanten Anforderungen umfassen.

In den meisten Fällen planen Organisationen ihre Auditprogramme ein Jahr im Voraus. Die Erstellung des Auditprogramms umfasst die Terminierung der Audits, einschließlich der Festlegung der Auditdauer und der Audithäufigkeit. Aus den Festlegungen der Ziele und Schwerpunkte des Auditprogramms ergeben sich die erforderlichen Referenzdokumente und die Anforderungen an die Kompetenz der Auditoren.

Auditprogramme werden in der Praxis meistens von den Beauftragten für das jeweilige Managementsystem erstellt. In jedem Fall sollte das Auditprogramm durch die oberste Leitung offiziell freigegeben werden, vor allem weil zur Umsetzung des Auditprogramms erhebliche Ressourcen erforderlich sind. Außerdem wird so die Bedeutung der internen Audits betont.

 

Zeitplanung zum externen Audit

Einige zertifizierte Organisationen führen das interne Audit nur einmal jährlich, in engem Abstand zum externen Audit durch und sehen dieses als eine Art Generalprobe. Wird hier jedoch kurz vor dem externen Audit noch ein größerer Mangel am QMS festgestellt oder sogar das QMS erst wiederbelebt, stehen diese Unternehmen vor einem Problem. Zu diesem Zeitpunkt können dann nur noch die größten Probleme ausgebessert werden aber keine für eine gelungene Zertifizierung notwendigen Verbesserungen mehr durchgeführt werden.

Besonders wichtig ist es bei den regelmäßigen Audits nicht nur Nachaudits zu den gefundenen Abweichungen durchzuführen sondern das komplette QMS mit allen Organisationsbereichen und Prozessen zu auditieren. Hierbei kann sich jedes Audit auf einen einzelnen Prozess konzentrieren. Geeignet sind vor allem Prozesse, die eine wesentliche Bedeutung für die Qualität der Produkte und Dienstleistungen haben, oder Prozesse, die mit besonderen Risiken verbunden sind.

Zeitplanung zum externen Audit

Einige zertifizierte Organisationen führen das interne Audit nur einmal jährlich, in engem Abstand zum externen Audit durch und sehen dieses als eine Art Generalprobe. Wird hier jedoch kurz vor dem externen Audit noch ein größerer Mangel am QMS festgestellt oder sogar das QMS erst wiederbelebt, stehen diese Unternehmen vor einem Problem. Zu diesem Zeitpunkt können dann nur noch die größten Probleme ausgebessert werden aber keine für eine gelungene Zertifizierung notwendigen Verbesserungen mehr durchgeführt werden.

Besonders wichtig ist es bei den regelmäßigen Audits nicht nur Nachaudits zu den gefundenen Abweichungen durchzuführen sondern das komplette QMS mit allen Organisationsbereichen und Prozessen zu auditieren. Hierbei kann sich jedes Audit auf einen einzelnen Prozess konzentrieren. Geeignet sind vor allem Prozesse, die eine wesentliche Bedeutung für die Qualität der Produkte und Dienstleistungen haben, oder Prozesse, die mit besonderen Risiken verbunden sind.

 

Wichtig bei der Planung von Audits ist also:

1. Interne Audits regelmäßig zu planen

2. Schon frühzeitig mit der Auditplanung zu starten

3. Ein Auditprogramm aufzustellen

4. Interne Audits nicht zu nahe am Termin des externen Audits durchzuführen

5. Immer das komplette QMS mit allen Organisationsbereichen zu auditieren